Những yêu cầu, lưu ý và quy trình khi thực hiện thủ tục chứng thực, đặc biệt đối với học sinh làm hồ sơ nhập học

Thứ nhất, về giấy tờ cần chuẩn bị.

Trước khi đến thực hiện chứng thực, người dân cần kiểm tra kỹ yêu cầu của cơ quan, nhà trường nơi tiếp nhận hồ sơ để chuẩn bị đúng loại giấy tờ cần chứng thực.

Đối với các em học sinh làm hồ sơ nhập học, thường có thể phát sinh nhu cầu chứng thực bản sao từ bản chính đối với các giấy tờ như: Căn cước công dân hoặc giấy tờ tùy thân theo quy định; giấy chứng nhận kết quả thi; giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời hoặc bằng tốt nghiệp; học bạ; giấy khai sinh và các giấy tờ khác theo yêu cầu của từng nhà trường.

Đề nghị các em và phụ huynh đọc kỹ thông báo nhập học của nhà trường, xác định chính xác số lượng bản cần nộp để tránh phải đi lại nhiều lần hoặc chứng thực thừa, không cần thiết.

Thứ hai, phải mang theo bản chính.

Khi thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính, người yêu cầu chứng thực cần mang theo bản chính của giấy tờ, văn bản cần chứng thực và bản sao cần chứng thực nếu đã chuẩn bị.

Người dân cần kiểm tra trước tình trạng của giấy tờ: thông tin phải rõ ràng, không bị tẩy xóa, sửa chữa trái quy định, không bị rách nát hoặc hư hỏng đến mức không thể xác định được nội dung.

Đặc biệt, các em học sinh cần kiểm tra kỹ họ và tên, ngày tháng năm sinh, số căn cước, thông tin trường học, kết quả học tập và các thông tin cá nhân khác trước khi mang đi chứng thực.

Thứ ba, về người trực tiếp thực hiện thủ tục.

Người yêu cầu chứng thực cần thực hiện đúng quy định về giấy tờ tùy thân và các yêu cầu có liên quan. Trường hợp hồ sơ thuộc diện phải có người đại diện, người được ủy quyền hoặc cần giấy tờ chứng minh quan hệ thì phải chuẩn bị đầy đủ theo quy định.

Đối với học sinh, sinh viên chưa thành niên, phụ huynh nên kiểm tra trước yêu cầu của nhà trường để biết trường hợp nào học sinh có thể tự thực hiện, trường hợp nào cần người đại diện hoặc hỗ trợ.

Thứ tư, quy trình thực hiện tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã.

Khi đến Trung tâm, người dân thực hiện theo các bước cơ bản:

Một: Thực hiện theo hướng dẫn của cán bộ tiếp nhận.

Hai: Nộp hồ sơ và bản chính giấy tờ cần chứng thực cho cán bộ tiếp nhận.

Ba: Cán bộ tiếp nhận kiểm tra giấy tờ, đối chiếu bản sao với bản chính và hướng dẫn người dân bổ sung, hoàn thiện nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa bảo đảm yêu cầu, hướng dẫn, hỗ trợ người dân nộp hồ sơ trực tuyến.

 Bốn: Thực hiện nghĩa vụ tài chính theo quy định nếu thủ tục có phát sinh phí, lệ phí.

 Năm: Nhận kết quả chứng thực theo thời gian quy định và kiểm tra lại nội dung trên bản chứng thực trước khi rời khỏi Trung tâm.

Đề nghị người dân không tự ý bỏ qua các bước, không nhờ người không có trách nhiệm can thiệp vào quá trình giải quyết hồ sơ và không đưa tiền hoặc quà ngoài quy định cho cán bộ thực hiện nhiệm vụ.

Thứ năm: Những lưu ý riêng đối với học sinh trúng tuyển các trường trung cấp, cao đẳng, đại học.

Các em học sinh cần đặc biệt lưu ý: mỗi trường có thể yêu cầu thành phần hồ sơ, số lượng bản sao và thời hạn nộp hồ sơ khác nhau. Vì vậy, trước khi đến chứng thực, cần đọc kỹ giấy báo trúng tuyển, thông báo nhập học hoặc hướng dẫn hồ sơ của nhà trường.

Không nên chứng thực hàng loạt giấy tờ khi chưa xác định rõ nhà trường yêu cầu những gì. Nên lập danh sách các giấy tờ cần nộp và số lượng bản cần thiết để thực hiện một lần, tiết kiệm thời gian và chi phí.

Đối với các giấy tờ được cấp dưới dạng điện tử, mã QR hoặc có thể xác thực trên hệ thống điện tử, các em và phụ huynh cũng cần đọc kỹ hướng dẫn của nhà trường để biết có bắt buộc phải nộp bản sao chứng thực hay không.

Đặc biệt, không giao bản chính các giấy tờ quan trọng cho người khác nếu không cần thiết. Khi nộp hồ sơ nhập học cho nhà trường, cần thực hiện đúng hướng dẫn và giữ lại các giấy tờ quan trọng theo quy định.

Thứ sáu: Đề nghị phụ huynh và học sinh chủ động thực hiện sớm.

Thời gian cao điểm nhập học thường có rất đông học sinh và phụ huynh đến thực hiện chứng thực. Vì vậy, đề nghị các em và gia đình chủ động kiểm tra hồ sơ, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và thực hiện sớm, tránh tập trung vào những ngày cuối cùng trước thời hạn nhập học.

Nếu chưa rõ giấy tờ nào cần chứng thực hoặc chưa rõ cách thực hiện, người dân có thể trao đổi trực tiếp với cán bộ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Lê Lợi để được hướng dẫn, không nên tự suy đoán hoặc thực hiện theo thông tin không chính thống trên mạng xã hội.

Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, thực hiện đúng quy trình và tuân thủ hướng dẫn sẽ giúp người dân giải quyết thủ tục chứng thực nhanh chóng, thuận tiện, đúng quy định, đồng thời giảm thời gian chờ đợi, hạn chế việc phải đi lại nhiều lần.

Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Lê Lợi luôn hướng tới mục tiêu phục vụ Nhân dân tận tình, công khai, minh bạch, đúng quy định và tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người dân khi thực hiện thủ tục hành chính.